Việc Viết Báo Cáo Tuần Là Một Dấu Hiệu Cho Thấy Quản Lý Dự Án Còn Thiếu Sót

Ngày cập nhật: 2024-05-14
Lượt xem: 1553
Số từ: 1134
Phân loại: Quản lý

Tìm kiếm

Gần đây, bộ phận của tôi đã có một số điều chỉnh lớn. Công việc chính trong năm nay chuyển sang tập trung vào xây dựng và phát triển các dự án công nghệ nội bộ phục vụ cho quá trình số hóa của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, chúng ta vẫn đang ở giai đoạn đầu của hành trình này. Những câu hỏi như “phải làm gì”, “từ đâu bắt đầu” vẫn còn là những vấn đề chưa rõ ràng.

Một thay đổi đáng chú ý trong tuần này là việc khôi phục lại quy định viết báo cáo hàng tuần – một hình thức từng được áp dụng trước đó, nhưng sau đó bị bỏ qua khi chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý dự án Redmine.

Điều khiến tôi khó chịu nhất là với tư cách là một thành viên thuộc bộ phận số hóa, mình lại phải ngồi soạn slide PPT để gửi báo cáo mỗi tuần. Điều này thật sự mâu thuẫn và không thể hiểu nổi làm sao có thể quảng bá mô hình số hóa cho các phòng ban khác nếu ngay bản thân mình cũng không thực hiện đúng đắn.

Tôi đã tìm thấy một tính năng báo cáo tuẩn trên WeCom (WeChat dành cho doanh nghiệp), vì vậy tôi đã gợi ý thử nghiệm tính năng này xem sao.

!Tính năng báo cáo tuần trên WeCom
!Tính năng báo cáo tuần trên WeCom

Dù vậy, tôi vẫn nghĩ rằng báo cáo tuần không phải là phương pháp hiệu quả để quản lý đội ngũ kỹ thuật.

Đây là quan điểm cá nhân của tôi. Nếu biết tận dụng các công cụ quản lý dự án như Redmine một cách đúng đắn, thì hoàn toàn không cần thiết phải dùng đến báo cáo theo tuần. Bằng những công cụ này, mọi người đều có thể nhìn thấy tiến độ chung, công việc được phân bổ ra sao và ai đang phụ trách phần nào. Ngoài ra, tất cả đều nên được lên kế hoạch trước. Nếu có một trưởng nhóm hoặc PMO hiệu quả, mọi yêu cầu và tiến độ đều sẽ được thống nhất và kiểm soát chặt chẽ. Thông qua biểu đồ Gantt trên Redmine, bạn có thể nắm bắt tình hình tổng thể một cách trực quan.

Trong khi đó, báo cáo tuần gần như không phản ánh đúng tiến độ thật sự của dự án. Nó chỉ phù hợp với các bộ phận bán hàng hoặc hành chính – nơi mà công việc có tính lặp lại cao và dễ đánh giá hơn.

Tôi từng tham gia một dự án làm việc từ xa gồm 3 người, và chúng tôi dùng một bảng Excel online để theo dõi yêu cầu và tiến độ. Tôi không hiểu tại sao khi mọi thứ đã được phân rã chi tiết đến từng cá nhân và mỗi ngày họ đều cập nhật trạng thái công việc, lại vẫn cần thêm một báo cáo nữa. Việc này chỉ gây lãng phí thời gian.

Lý Do Ngừng Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Dự Án

Theo lãnh đạo, lý do ngừng dùng Redmine là bởi nhiều người chỉ điền theo kiểu đối phó, không nghiêm túc, dẫn đến dữ liệu không có giá trị

Tuy nhiên, trải nghiệm của tôi lại trái ngược. Về cơ bản, vấn đề cốt lõi nằm ở chỗ trưởng nhóm không biết cách vận hành hệ thống này. Họ không tổ chức các buổi phân tích yêu cầu, không phân công công việc rõ ràng cho từng cá nhân. Kết quả là nhiều người cảm thấy không có đủ việc để làm, hoặc không biết mình đang hướng tới mục tiêu nào. Chính vì thế, nội dung họ đăng tải thường thiếu liên kết và không mang lại thông tin hữu ích.

Với cá nhân tôi, vấn đề nằm ở chỗ khác. Dù luôn cố gắng cập nhật đầy đủ, tôi nhận thấy Redmine có một nhược điểm rất lớn khi chúng ta sử dụng nó sai mục đích – đó là quyền hạn giữa các dự án bị tách biệt. Điều này khiến tôi hầu như không thể trao đổi thông tin với đồng nghiệp khác trong cùng bộ phận. Tôi chỉ thấy được những gì mình làm, chứ không biết ai đang làm gì. Tâm lý lúc đó là cảm giác bị cô lập, điều mà trước đây tôi chưa từng trải qua. Hai vấn đề tồn tại ở đây là: một là không có dự án nào có thể hoàn thành độc lập; hai là nếu không có chia sẻ thông tin, Redmine chỉ trở thành công cụ báo cáo đơn thuần, mất đi vai trò hỗ trợ cộng tác. Có lẽ đây cũng là lý do khiến nhiều người dần không còn quan tâm đến việc cập nhật thông tin.

Mục tiêu của số hóa là nhằm nâng cao hiệu quả làm việc bằng cách chia sẻ thông tin nội bộ, kinh nghiệm và tăng cường phối hợp. Tuy nhiên, dường như chúng ta đang đi theo hướng sai lệch.

Tôi đã góp ý về điều này khá nhiều lần. Đêm qua, tôi không kiềm chế được và lại viết một loạt dòng chữ dài trong nhóm chat. Nhưng tôi nhận ra rằng, hành động này có thể gây phiền toái cho người khác. Từ nay, tôi sẽ không nói nữa trong các nhóm công ty, mà chỉ viết lại cho chính mình đọc trên blog cá nhân.

Khi Không Có Công Cụ Quản Lý Dự Án, Cá Nhân Nên Làm Gì?

Việc tôi cập nhật tiến độ không phải vì muốn lãnh đạo hay trưởng nhóm biết. Thực tế, tôi cảm thấy họ cũng chẳng mấy quan tâm, nếu không thì phần mềm quản lý dự án này đã không bị dừng lại như hiện tại. Mục đích chính của tôi là lưu trữ thông tin để khi viết báo cáo tháng, quý hay tổng kết cuối năm, mình có thể sao chép và dán nội dung từ những cập nhật trước đó, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

Sau khi phần mềm chính thức bị ngưng sử dụng, tôi tiếp tục sử dụng Trello và Obsidian để quản lý các dự án cá nhân. Nhờ đó, dù đang xử lý 4, 5 dự án song song, tôi vẫn có thể nhanh chóng nắm bắt được tiến độ và yêu cầu từng dự án.